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Organiser une soirée étudiante à Lille : les différentes étapes à suivre pour une soirée réussie7/19/2017 À part les cours, les examens et les partiels, la vie estudiantine comporte aussi certains privilèges qu’il faut savoir en profiter, comme celui de vivre, de faire la fête de temps en temps pour se décompresser. À Lille, le jeudi ou le samedi, c’est le moment de la soirée étudiante. Vous faites partie d’une association étudiante et vous avez envie d’organiser la meilleure soirée de l’année pour voir vos amis se décompresser sur le dance floor et oublier le temps d’une soirée toutes les responsabilités liées à la vie d’étudiant ? Il faut savoir que différentes étapes sont à suivre pour assurer une excellente organisation de votre soirée. Éviter les mauvaises surprises serait d’ailleurs la meilleure façon de préparer votre soirée étudiante dans les meilleures conditions. Alors, c’est parti pour organiser la soirée la plus inoubliable de l’année dans votre campus ! Trouver un thème pour la soirée Une soirée où chacun peut s’habiller n’importe comment, c’est toujours une soirée réussie. Eh oui ! C’est pour faire la fête que vos amis vont venir pour la soirée, alors autant les faire en profiter en leur offrant la possibilité de s’amuser au mieux. Une soirée à thème fédérateur sera le meilleur moyen de rendre votre soirée encore plus unique et authentique. Ainsi, trouver un concept qui saura évoquer la fête et titiller l’imagination. Si vous disposez d’ailleurs d’un budget assez conséquent, pensez à des animations qui correspondront à votre thème. Vous pourrez d’ailleurs composer une playlist musicale avec plusieurs ambiances, mais aussi un bar et un buffet en accord aussi avec votre thème. Trouver un bon thème pour votre soirée étudiante à Lille sera d’ailleurs un excellent point de départ pour préparer la suite, dont l’établissement du budget et l’exposition des moyens que vous disposez, ainsi que de la conception d’un tableau de bord par la suite, afin de mieux organiser votre soirée. Ce qui vous permettra également de lister les compétences nécessaires pour toute l’organisation et ainsi constituer votre équipe. Une équipe comprenant des personnes des plus dynamiques et motivées pour s’impliquer entièrement dans l’organisation de la fête. Constituer une bonne équipe Une soirée étudiante ne se prépare pas toute seule, vu toutes les tâches à effectuer. Il vous faudra donc constituer une équipe et pas n’importe laquelle, mais une équipe de personnes motivées et créatives, des personnes dynamiques qui sont prêtes à se démener pour faire de la soirée une fête inoubliable. Il ne s’agit pas en effet de diriger n’importe quel comité, mais bien d’agir pour faire en sorte que la soirée puisse avoir lieu et être une véritable réussite autant pour vous, en tant qu’organisateur, que pour les invités qui vont y assister dans le but de s’amuser, d’échapper à la pression quotidienne de la vie d’étudiant. Afin de constituer une excellente équipe d’ailleurs, il faut savoir avant tout regrouper des personnes dont les affinités sont des plus évidentes. Le mieux est, d’ailleurs, de rassembler des personnes qui ont déjà eu l’occasion de passer des soirées ensemble auparavant et qui ont pu se retrouver en eux une certaine complicité au cours de ces soirées. Par ailleurs, certains membres de l’équipe doivent avoir de l’expérience en matière d’organisation de soirée. Leur connaissance du terrain vous sera certainement d’une grande aide lors de la préparation de votre soirée. Le mieux est de former une équipe avec une dizaine de personnes tout au plus, pour que chacun puisse se voir déléguer une fonction précise. Trouver le lieu idéal Une soirée étudiante réussie, c’est une soirée qui sera réalisée dans un endroit adapté, non seulement au thème de la fête, mais aussi aux invités. Ainsi, le lieu de la réception doit convenir au concept de la soirée, mais aussi au nombre estimé des invités. Vous avez effectivement la possibilité de voir grand en optant pour la location d’une immense salle de fête, mais il vous faudra pouvoir la remplir. Toutefois, souvenez-vous qu’une salle moyenne, mais comble, saura certainement offrir une ambiance plus appréciable qu’une salle à moitié pleine. Le plus simple serait toutefois de penser à louer un lieu aménagé, un lieu spécialisé dans la réception de soirée et de fête privative comme le Smile Club de Lille qui dispose de trois grands espaces pour trois ambiances différentes dont vous pourrez louer en fonction de vos besoins. Un lieu des plus adaptés qui se trouve en plein centre de Lille et non loin des campus de la ville. Le gérant du smile club reste d’ailleurs à votre disposition pour toute négociation. L’avantage de l’organisation de votre soirée étudiante dans de tels lieux réside d’ailleurs dans le fait que ces lieux disposent déjà d’un bar avec barman et les boissons dont vous aurez besoin pour arroser convenablement la soirée. Ce qui vous évite d’ailleurs de vous occuper des boissons. Vous n’aurez qu’à donner les directives au gérant des lieux qui pourra même vous proposer un excellent traiteur pour le buffet. Un peu de publicité pour faire connaître votre soirée Si vous avez envie de réussir votre soirée étudiante, prévoir un budget pour la publicité est aussi indispensable. En effet, une soirée réussie est une soirée qui est connue et attendue par vos invités. Établir une petite campagne publicitaire sera donc de mise. Les moyens les plus classiques seraient de visiter toutes les classes du campus à plusieurs reprises pour faire connaître la soirée à tous les étudiants. Poser quelques affiches dans l’enceinte du campus sera également une excellente idée. Mais encore, avec les réseaux sociaux, vous pourrez créer un buzz pour donner plus d’ampleur à votre soirée. Faire connaître l’existence de votre soirée sur les différents réseaux sociaux est un excellent moyen de partager rapidement toutes les informations concernant la soirée, sans que vous ayez à consacrer un trop grand budget. Vous pourrez même prévoir quelques petites animations surprises pour la soirée afin de créer un peu de suspens. Ceci, dans le but d’inciter davantage les étudiants à venir, de donner plus d’envies à vous rejoindre pour la soirée. À quelques jours de la soirée, vous pourrez même organiser une opération de prévente de billets pour faire un maximum de bruit sur la soirée. Quelques petits cadeaux seront les bienvenus si votre budget le permet pour inciter davantage les étudiants à acheter les billets à ce moment. Ce qui vous permettra également d’avoir un aperçu du nombre d’étudiants qui pourraient venir et ainsi disposer d’une avance sur les frais à payer pour l’organisation de la soirée. Pensez également animation Une soirée étudiante réussie c’est une soirée où l’ambiance sera des plus chaleureuses et festive. Alors, dès la préparation de la soirée, n’oubliez pas de penser aux animations qui mettront l’ambiance durant la fête. Des animations que vous aurez conçues en fonction du style de votre soirée. Vous pourrez effectivement vous occuper vous-même des animations, mais si vous n’avez pas trop l’étoffe, il serait plus simple d’engager un professionnel ou de passer un contrat avec un DJ avec qui vous n’aurez qu’à préciser l’animation souhaitée. Un professionnel dans son métier d’ailleurs, il saura également adapter la musique à l’ambiance souhaitée et au thème de votre soirée. Ainsi, vous n’aurez pas également à vous soucier des matériels nécessaires pour la sonorisation, car le DJ devra généralement en posséder. Dans tous les cas, vous ne devrez pas oublier que vous devrez vous acquitter des droits d’auteurs en ce qui concerne les œuvres musicales. Afin d’obtenir l’autorisation de diffusion au cours de la soirée, vous devrez prendre contact avec la SACEM de Lille au moins quinze jours avant la manifestation. L’association vous donnera le formulaire de déclaration à remplir pour les droits à payer. En retournant d’ailleurs le contrat dans le délai prévu, vous aurez droit à 20 % de réduction sur les droits d’auteurs que vous devrez payer pour avoir droit à de la bonne musique au cours de la fête, cliquez ici pour en savoir plus.
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